Comment bien organiser le déménagement de son entreprise ? Avec beaucoup de méthode et de prévoyance de la part de son gérant et la collaboration de toute son équipe. Le déplacement des bureaux, les biens à empaqueter dans des cartons et l’aménagement d’un nouvel espace requièrent patience et planification. D’autant qu’il ne faut pas oublier les formalités administratives pour déménager une entreprise sereinement ! Les Déménageurs Auvergnats ont combiné pour vous les bonnes pratiques pour vous assurer les meilleures conditions le jour J.
Analyser ses besoins pour bien choisir ses locaux
Vous n’aurez pas les mêmes attentes si vous réalisez un transfert informatique, industriel, administratif ou un déménagement de laboratoire. La première étape de tout déménagement d’entreprise est donc d’analyser vos besoins avec minutie. Pour cela, rien de tel que d’établir un cahier des charges qui vous suivra tout au long du processus. Ce document est réservé à votre propre utilisation, celle de vos collaborateurs et des prestataires externes qui prendront part au transfert de vos biens.
Que comporte-t-il ? Votre cahier des charges détaillera :
- vos attentes concernant la superficie des locaux ;
- vos besoins en infrastructures ;
- votre inventaire (volume à déménager) ;
- votre planning ;
- votre enveloppe budgétaire ;
- vos contraintes en ce qui concerne l’accessibilité ou la sécurité.
Grâce à ce document et à la réflexion nécessaire pour l’établir, vous serez certains d’aborder votre déménagement d’entreprise sereinement. Il ne vous reste plus qu’à partir à la recherche de vos bureaux idéals ! Ne soyez pas réticent concernant les visites, trois ou quatre adresses vous permettront d’être rassuré dans votre choix.
Informer ses salariés du déménagement de l’entreprise
Une entreprise est rarement composée de son unique gérant. Si vous prévoyez de déménager, il est impératif d’en informer vos équipes. Selon la taille de celle-ci, vous devrez présenter votre projet à différents interlocuteurs.
Dans le cas d’une entreprise de moins de 50 salariés :
Vous devrez prévenir les délégués du personnel ou les salariés directement.
Dans le cas d’une entreprise de plus de 50 salariés :
Vous devrez consulter votre comité d’entreprise (CE), ainsi que le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).
Profitez de ce moment pour recueillir les besoins de votre personnel et affiner votre cahier des charges. Qu’en est-il de l’organisation des espaces de travail ? De la répartition entre les différents services ? L’espace entre chaque poste est-il bien délimité ?
Nous le savons, un déménagement peut être aussi excitant que stressant. Les employés, qui n’ont pas forcément choisi cette mutation, sont généralement impactés par la nouvelle. Afin qu’elle ne soit pas source d’inquiétude, faites preuve de transparence et impliquez au maximum votre équipe dans votre projet. Partagez votre futur plan d’implantation et donnez des indications sur le temps de trajet jusqu’aux nouveaux locaux. Le but ? Que vos collaborateurs s’impliquent et se projettent dans leur nouvel environnement de travail . Pour vous décharger, vous pouvez toujours nommer un·e référent·e pour prendre le relais des informations et faire le pont entre les différents services.
Bon à savoir
L’accord des salariés pour déménager une entreprise n’est pas demandé :
- dans le cadre d’un déménagement dans le même secteur géographique ;
- lorsqu’une clause de mobilité est renseignée dans le contrat de travail.
En cas de refus de la part du salarié de suivre l’entreprise, un licenciement pour motif personnel peut être envisagé.
Si le contrat de travail ne prévoit pas de clause de mobilité, il sera impératif d’obtenir l’accord du salarié avant d’envisager tout déplacement des locaux.
S’occuper des formalités administratives avant de déménager une entreprise
Prévenir les interlocuteurs de l’entreprise
Que ce soit la sécurité sociale, l’Urssaf ou votre banque, vous devrez informer les différentes institutions qui interagissent avec votre entreprise de votre nouvelle adresse. N’oubliez pas le centre des impôts dans vos démarches.
Avertir vos prestataires
L’eau, l’électricité, le gaz, le téléphone et Internet doivent être informés de votre déménagement d’entreprise. Profitez de ce moment-là pour envisager le transfert de ces lignes dans vos nouveaux locaux.
Notifier l’assurance
Vous en conviendrez, vous aurez peu d’utilité pour votre ancien contrat d’assurance une fois dans vos nouveaux bureaux. Établissez donc un nouvel engagement d’assurance et terminez le précédent.
Clarifier la situation avec votre bailleur
S’il y a bien quelqu’un à ne pas oublier avant de déménager son entreprise, c’est le propriétaire des lieux ! Lisez attentivement votre contrat et respectez le délai de préavis de vos locaux actuels. Cette échéance, de 3 à 6 mois en règle générale, vous permettra d’envisager votre rétroplanning avec davantage de précisions.
Gérer l’aspect logistique de son déplacement
Grâce à votre cahier des charges, vous avez une idée plus claire des besoins pour déménager votre entreprise. Désormais, vous devrez choisir avec autant d’attention les déménageurs professionnels qui vous accompagneront tout au long du transfert de vos biens. Chez les Déménageurs Auvergnats, nous savons les exigences associées à un tel événement et nous vous accompagnons dans les moindres détails de votre projet.
Nous vous partageons également quelques conseils pour aborder l’aspect logistique paisiblement :
- Profitez du déménagement de votre entreprise pour réaliser un tri dans vos meubles et dans vos papiers. Nous sommes d’accord, ce n’est jamais une partie de plaisir, mais vous en serez soulagé lorsque vous emménagerez dans vos nouveaux bureaux. Ainsi, vous ne vous encombrerez pas de matériel superflu et vous aurez vraiment l’impression de repartir sur de bonnes bases.
- Préparez vos cartons en amont et prévoyez l’équipement nécessaire pour éviter les risques de casse et les pertes le jour du déménagement. Nous mettons à votre disposition du papier bulle, des cartons adaptés et de toutes tailles, mais aussi des bacs de transport pour garantir un minimum de dégâts. Vous pouvez découvrir l’ensemble de notre matériel dans le détail de nos formules .
- Dressez l’ inventaire de votre parc informatique avec précision pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Exemple de rétroplanning pour déménager son entreprise sereinement
Nous vous conseillons d’envisager le déménagement de votre entreprise sur six mois pour être certains de l’aborder dans les meilleures conditions. Une bonne préparation garantit aucun oubli et une installation sans encombre.
M-6 avant votre déménagement
- déterminer la date précise du déménagement ;
- établir un cahier des charges ;
- réaliser une première version de plan d’organisation des nouveaux locaux ;
- poser son préavis (s’il est de six mois) ;
- réfléchir à l’aménagement ;
- demander un devis à un déménageur professionnel et communiquer sur ses besoins.
M-3 avant votre déménagement
- choisir son déménageur professionnel ;
- informer son équipe du projet, en accord avec leurs contrats de travail ;
- affiner son cahier des charges avec son déménageur concernant l’inventaire et le volume à déménager ;
- annoncer le déménagement à ses prestataires et à ses clients.
M-2 avant votre déménagement
- anticiper les travaux dans vos futurs locaux ;
- réaliser les travaux nécessaires dans vos bureaux actuels ;
- présenter le nouvel environnement de travail aux salariés.
M-1 avant votre déménagement
- trier vos documents d’entreprise et vos archives ;
- surveiller l’avancement des travaux, s’il y en a, dans vos nouveaux locaux ;
- installer les lignes de communication nécessaires (Internet, téléphone, etc.) ;
- informer les administrations du changement d’adresse (Urssaf, sécurité sociale, assurance, etc.).
J-10 avant votre déménagement
- terminer vos cartons ;
- renseigner votre équipe sur le déroulement du déménagement ;
- choisir un prestataire pour le nettoyage et l’inventaire de votre parc informatique (les Déménageurs Auvergnats vous accompagneront dans cette démarche) ;
- partager la nouvelle adresse avec les clients, les prestataires, les fournisseurs, etc.
Jour de votre déménagement
- profiter d’un déménagement serein avec un déménageur professionnel compétent ;
- mettre en place ses biens et son mobilier dans les nouveaux bureaux.
Pour s’assurer du bon déroulement des opérations, vous pouvez envisager de désigner un·e responsable afin qu’aucun problème lors du transfert n’apparaisse.
Dans l’objectif de limiter l’impact sur la productivité de votre entreprise, privilégiez une date de déménagement pendant la période estivale ou lors d’un week-end.
Les Déménageurs Auvergnats prennent l’ensemble de votre déménagement d’entreprise en charge. Nous garantissons un déballage rapide et efficace , toujours dans le respect de vos biens et de votre mobilier. Non seulement nous le déballons en suivant vos consignes à la lettre, mais nous l’emballons avec le plus grand soin. Nous nous chargeons même de ranger vos documents administratifs et vos archives avec attention et précision. Nous gérons l’aspect juridique, organisationnel et technique pour déménager votre entreprise dans les meilleures conditions et au prix le plus juste. Pour que nous puissions vous accompagner, contactez-nous dès à présent en établissant un devis prévisionnel de votre déménagement professionnel ou demandez à être rappelé.