Lors d’un départ avec une société de déménagement, plusieurs documents administratifs seront rédigés parmi lesquels vous trouverez la lettre de voiture. Composée de plusieurs parties, il s’agit d’un élément obligatoire, tout comme l’assurance déménagement, qui vous protège, ainsi que votre prestataire, en cas de casse ou de dommages. Quelle est la composition de ce feuillet ? Nous vous aidons à le déchiffrer.
À quoi correspond une lettre de voiture pour un déménagement ?
La lettre de voiture correspond à un document légal à compléter avant un déménagement. Son remplissage constitue une démarche obligatoire si vous organisez votre changement d’adresse avec un déménageur professionnel.
En effet, la lettre de voiture atteste que le déménageur que vous avez choisi possède bien l’autorisation de transporter vos biens pendant un laps de temps défini, celui du déménagement. Ainsi, cette lettre essentielle indique la date et l’heure du terme de cette autorisation, ce qui symbolise officiellement la fin du contrat qui vous relie à votre prestataire.
Bon à savoir
Lors d’un déménagement international, la dénomination de la lettre de voiture change. Au cours d’un déplacement des biens mobiliers par voie aérienne, ce document porte le nom de « lettre de transport aérien ». Dans le cas d’un déménagement par voie maritime, le terme utilisé est celui de « connaissement ».
Quels sont les éléments qui composent une lettre de voiture ?
Les informations pratiques
Cette partie contient les principales informations d’ordre pratique telles que les coordonnées de chacune des parties, le mode de transport, le volume des biens à transporter, la référence du devis validé, le montant de ce dernier, la déclaration de valeur pour l’assurance, ainsi que les dates de début et de fin du déménagement.
La fiche d’instruction et d’exécution
La fiche d’instruction, également appelée fiche de travail, précise les équipements utilisés lors du déménagement, la composition de l’équipe, ainsi que les dates et heures précises du chargement et du déchargement de vos biens. Ce document présente ainsi les directions que les déménageurs devront respecter au cours de la prestation.
Bon à savoir
La fiche d’instruction doit présenter une signature afin d’approuver les horaires qui y sont inscrits.
La déclaration de fin de travail
Cette partie garantit que le travail a bien été effectué. Elle permet également un recours si un de vos biens a subi une casse ou une détérioration au cours de la manutention ou du transport.
Comment bien remplir une lettre de voiture pour un déménagement ?
En théorie, la lettre de voiture pour un déménagement peut être complétée par n’importe laquelle des parties prenantes. De ce fait, vous pouvez vous charger vous-même de remplir les documents ou confier cette tâche à vos déménageurs, il n’existe pas de règles en la matière. Néanmoins, la société de déménagement s’occupe généralement de cette rédaction pour vous assurer une plus grande sérénité.
Certains éléments doivent obligatoirement apparaître sur la lettre de voiture comme :
- les coordonnées des deux parties ;
- l’adresse de départ et d’arrivée ;
- les dates et heures du chargement et du déchargement des biens ;
- le numéro d’immatriculation SIREN du transporteur ;
- la valeur du mobilier à déménager ;
- le volume des biens à transporter ;
- le mode de transport ;
- le numéro de devis validé ;
- le prix total de la prestation ;
- la liste complète des équipements nécessaires ;
- la déclaration de fin de travail avec ou sans réserve.
La lettre de voiture comporte plusieurs feuillets accompagnés des conditions générales de vente. La loi ne précise pas le nombre officiel d’exemplaires originaux à fournir, néanmoins il est d’usage d’en éditer deux afin que chaque partie possède une version de la lettre de voiture.
Bon à savoir
En cas de contrôle routier, un exemplaire de la lettre de voiture doit obligatoirement se trouver dans le véhicule de transport. Il est possible de fournir une version électronique de ce document comme le précise l’arrêté du 6 décembre 2017 modifiant l’arrêté du 9 novembre 1999 : « Lors d’un contrôle sur route ou sur un lieu de chargement ou de déchargement, la lettre de voiture électronique doit pouvoir être transmise immédiatement à l’agent de contrôle par tout moyen électronique de transmission et de conservation des données ».
Que faire en cas de mobilier endommagé ?
Lorsque vous faites appel à des déménageurs professionnels, la lettre de voiture est le document qui protège chacune des parties. En effet, elle prouve que le prestataire possède l’autorisation de déplacer vos biens, elle présente une valeur de contrat déterminé dans le temps et sert de support en cas de dommages.
Une fois que vos biens ont été déchargés, vous devez vous assurer de leur état. Vous pouvez réaliser une inspection finale avec l’équipe des déménageurs avant de vérifier que rien n’a été endommagé.
Bon à savoir
Il existe trois critères pour lesquels la perte ou la détérioration ne relève pas de la responsabilité du transporteur :
- en cas de faute du client à la suite d’un emballage fragile par exemple ;
- en cas de vice de l’objet si un état ancien ou fragilisé est constaté sur le bien avant l’intervention des déménageurs ;
- en cas de force majeure liée à des conditions extérieures (accidents, météo, etc.).
Si vous découvrez une casse ou une détérioration de vos affaires à la fin de la prestation, vous devez le signaler dans le bulletin de livraison de la lettre de voiture. Vous verrez dans cette partie un encadré « observations du client », vous pourrez alors cocher la case « mobilier reçu avec réserves » et détailler les dommages constatés avec davantage de précision. Si vous n’avez pas d’observations à faire et que les conditions du contrat ont été respectées, vous pourrez cocher la case « mobilier reçu au complet et sans réserve ».
Une fois la lettre de voiture complétée et signée, vous disposez de 10 jours pour faire parvenir une protestation sur l’état de vos meubles sous la forme d’une lettre recommandée à l’assurance déménagement. Vous devrez joindre la déclaration de valeur de vos biens préalablement établie à votre demande.
Bon à savoir
La déclaration de travail est un document contradictoire. De ce fait, le chef d’équipe peut également formuler des remarques ou des réserves en réponse aux observations du client.
La lettre de voiture constitue un document contractuel essentiel lors d’un déménagement, notamment en cas de détérioration de vos affaires. Pour prévenir les risques en amont, vous pouvez consulter nos conseils pour emballer correctement vos affaires, que ce soit vos plantes ou votre électroménager et éviter la casse. Nous disposons d’autres astuces pour vous accompagner dans notre blog de déménagement.
Vous avez besoin d’informations complémentaires ? Notre équipe reste à votre écoute pour vous aider dans votre projet, n’hésitez pas à nous contacter.